Сначала – ревизия. Пройдитесь по складу, пересчитайте все физические позиции и составьте перечень. Не по категориям, не по коробкам, а по каждому артикулу отдельно. Запишите количество, местоположение, срок годности, если актуально. Без точной картины текущего состояния любые дальнейшие шаги бессмысленны.
Далее – правила движения. Кто, когда и зачем берёт продукцию? Фиксируйте каждый выход, независимо от причины. Отдайте эту задачу сотруднику – но не на бумаге, а через электронную таблицу или простое приложение. Пусть он отвечает за корректность данных. Любая пропажа – его зона ответственности.
Не бегите за сложными решениями. Вначале хватит Google Sheets. Добавьте туда фильтры, автоматические подсчёты остатков и условное форматирование. Ошибки – сразу видны. Формулы – проще, чем кажется. А главное – доступен с телефона. Это работает даже при нулевом бюджете.
Когда таблица начнёт тормозить, переходите на бесплатные базы. Airtable, Odoo, Notion – каждый вариант требует разных навыков. Тестируйте один день. Если интерфейс бесит – выбросите. Ваша система не должна раздражать. Она обязана работать так, чтобы складщик не плевался, а менеджер получал отчёты без криков.
Контроль логики – главное. Даже в самой простой платформе всё решают потоки: приход, размещение, перемещение, отгрузка. Если они непродуманы, никакая программа не спасёт. Пропишите цепочки событий вручную. Что происходит при поступлении? Кто подтверждает? Какую ошибку система должна ловить? После этого можно думать о следующем шаге – интеграции с кассой или CRM.
Как выбрать программное обеспечение для складского учета под конкретные бизнес-процессы
Сначала – таблица. Обычная, с двумя колонками: слева – ваш процесс, справа – нужная функция. Например: «приход с терминала без оператора» – нужна интеграция с API поставщика и поддержка сканеров. Всё, сразу отсекаем 80% лишнего софта.
Не полагайтесь на универсальные решения. Если в бизнесе сложная отгрузка с упаковкой по палетам и маркировкой – ищите продукт с поддержкой SSCC и генерацией кодов маркировки без сторонних костылей. Нет поддержки? Мимо.
Работаете с ЛСО или фармой? Проверяйте соответствие 425-ФЗ, интеграцию с МДЛП и наличие истории движения. Без этого потом вручную всё перепроверять будете. Пустая трата времени и денег.
Если ваш склад 24/7 – отказоустойчивость. И не абстрактная, а в цифрах: резервные сервера, локальный режим работы при обрыве связи, логирование действий оффлайн. Пусть покажут схему архитектуры, не верьте на слово.
Поддержка. Не чат-боты и тикеты, а живые люди с SLA не больше часа. Желательно с региональной привязкой: если вы из Новосибирска, техподдержка из Москвы – это минус, а не плюс.
Скорость внедрения не показатель. Куда важнее – возможность кастомизации. Модули, которые можно включать/отключать. Логика процессов на уровне конструктора: чтобы не платить каждый раз за доработку. Если система жёстко задана – это не ваш выбор.
Попросите демо-доступ не на день, а на неделю. Загрузите свои шаблоны, выгрузите пару отчётов, соберите перемещение. Настаивайте на тестах под реальную нагрузку – хотя бы с 5000 позиций и несколькими потоками.
Не ведитесь на красивый интерфейс. Главное – насколько удобно работать грузчику, кладовщику и оператору. Если им придётся проходить три экрана, чтобы провести отгрузку – вы просто потеряете время на обучение и кучу нервов в процессе.
Что учесть при интеграции системы учета с текущими каналами продаж и закупок
Сначала – убедитесь, что у каждого внешнего канала есть API с полной документацией. Без него интеграция превратится в ручной кошмар. Маркетплейсы, CRM, ERP, B2B-платформы – проверьте, поддерживают ли они двусторонний обмен данными в реальном времени. Односторонний экспорт – мертвый путь.
Следующее: синхронизация статусов заказов. Если поставщик обновляет статус отгрузки, а это не отражается в учётной среде – бардак гарантирован. Используйте webhook-и или cron-задачи с интервалом не больше 5 минут. Чем быстрее обновление – тем меньше “плавающих” остатков.
Проверьте, в каком формате приходят артикулы. Wildberries, Ozon, 1С – каждый любит свою структуру SKU. Приводите всё к единому шаблону, иначе потом не распутаетесь, где “брюки_джинс_м” превратились в “m_blue_jeans_345”. Лучше всего – сделать промежуточную таблицу соответствия.
Отдельно – курьерские службы. Они часто работают по своим протоколам (например, Boxberry и CDEK используют разные XML-схемы). Ошибка в одной точке – и трек-номер не пройдёт. Решается через отдельный шлюз-прослойку, которая нормализует входящие данные.
Не забудьте про валюту и НДС. Один канал может отгружать в рублях, другой – в условных единицах, третий – с НДС, четвёртый – без. Внедряйте модуль перерасчёта с учётом курсов ЦБ и настройкой налогообложения по партнёрам. Это спасёт бухгалтера от инсульта в конце месяца.
Если хотите примеры реальной интеграции с маркетплейсами, посмотрите кейсы в разделе «Интеграции» на сайте MoySklad: https://www.moysklad.ru/integrations/
Какие данные и процессы необходимо подготовить перед запуском автоматизации на складе
Начните с описания каждой номенклатурной позиции. Без точного списка – с артикулами, штрихкодами, единицами измерения, упаковками и кратностями – дальше двигаться бессмысленно. Разные поставки, похожие товары, дубли? Всё это должно быть устранено заранее.
Следующий шаг – инвентаризация. Ручная, полная, с пересчетом. Старые остатки, забытые партии, пересорт – всё это вылезет наружу и будет мешать, если не убрать заранее. Ошибки на бумаге превращаются в катастрофу при переходе в цифру.
Стандарты перемещения и хранения
Создайте логическую карту склада: где хранятся группы позиций, как формируются адреса ячеек, как идет поток – от приемки до отгрузки. Без этой схемы внедрение любой цифровой среды превращается в хаос. Назначьте ответственных за зоны. Опишите маршруты перемещения: из зоны приёмки – в буфер, из буфера – в ячейки хранения или сразу на отбор. Бессистемность здесь – главный враг.
Переходите к настройке правил. Что делать с браком? Как оформлять возврат? Кто отвечает за пересорт? Эти мелочи в ручном режиме решаются на ходу, но в цифровом – превращаются в сбои. Все процессы должны быть описаны до запуска. Четко и без двусмысленностей.
Обмен с другими системами
Если есть бухгалтерия, ERP, онлайн-кассы – готовьте API, шаблоны обмена, сопоставление справочников. Всё должно «говорить» на одном языке. Не забудьте про расписание обменов и логи на случай сбоев. Несогласованность с другими отделами вылезет позже, когда будет поздно.
И напоследок – обучите людей. Не всем, только ключевым. Те, кто будет работать руками, должны понимать не интерфейс, а логику. Без этого ничего не взлетит.